1Neden isim listesi vermiyoruz
Pazarda ciddi işler yapan yerli ve yabancı birçok ürün var; bazıları büyük İK süitlerinin parçası, bazıları sadece giriş-çıkış üzerine kurulu. Bir ürünün fiyatını veya özellik listesini bugün doğru yazsak, birkaç ay sonra yanlış kalır ve size yanlış bilgiyle karar verdirmiş oluruz. Karşılaştırmalı reklamda iddiaların doğrulanabilir olması da mevzuat gereği.
Bunun yerine aşağıdaki ölçütleri alıp aday ürünlerin deneme sürümlerinde tek tek test etmenizi öneriyoruz. Sekiz ölçütün hepsi, sonradan "keşke sorsaydım" denen şeylerden çıktı.
2Doğrulama yöntemi
En belirleyici ölçüt bu. Bir çalışan işe geldiğini nasıl kanıtlıyor?
- Elle giriş: Çalışan saati kendisi yazar. Kolay ama doğrulama değeri düşük; güven sorunu olan yerlerde işe yaramaz.
- QR okutma: İşyerine asılan kodu telefonla okutmak. Fiziksel olarak orada olmayı gerektirir, kurulumu ucuzdur, ek donanım istemez.
- Konum (GPS) doğrulaması: Giriş anında konumun işyeri yarıçapı içinde olup olmadığına bakılır. Sahada çalışan ekipler için en anlamlısı.
- Biyometrik/PDKS turnike: En güçlü doğrulama ama donanım maliyeti var, tek noktaya bağlıdır ve biyometrik veri KVKK'da özel nitelikli veridir — ek yükümlülük getirir.
Sorulacak soru: birden fazla yöntem birlikte kullanılabiliyor mu? Ofis çalışanı için QR, saha ekibi için konum isteyebilirsiniz.
3Vardiya esnekliği
Demo ekranlarında her şey 09:00–18:00'dir; gerçek hayat öyle değil. Test ederken şunları deneyin:
- Kişiye özel çalışma saati tanımlanabiliyor mu?
- 24 saati bölen üç vardiya (örneğin 06–14, 14–22, 22–06) destekleniyor mu?
- Gece vardiyası doğru hesaplanıyor mu? 22:00'de başlayıp 06:00'da biten sekiz saatlik normal mesai, fazla mesai olarak görünmemeli. Bu, uygulamaların en sık patladığı yerdir.
- Hafta tatili günü çalışana göre değişebiliyor mu?
4Çok şirket ve çok şube
Birden fazla şirketiniz veya şubeniz varsa, tek hesapla hepsini yönetebilmek gerekir. Ayrıca verinin şirketler arasında sızmadığından emin olun: bir şirketin yöneticisi diğerinin çalışan listesini görmemeli. Bu, satış konuşmasında geçmez ama mimari bir konudur ve sonradan eklenmesi zordur.
5KVKK ve konum verisi
Personel takibi doğası gereği kişisel veri işler; konum eklendiğinde hassasiyet artar. Bakılacaklar:
- Sürekli takip mi, anlık doğrulama mı? Çalışanı gün boyu izlemek ölçülülük ilkesine aykırıdır ve gereksiz risktir. Yalnızca giriş-çıkış anında konum doğrulamak amaçla sınırlı, savunulabilir yaklaşımdır.
- Sağlayıcının aydınlatma metni ve veri işleme sözleşmesi var mı?
- Veri nerede tutuluyor, yurt dışına aktarım varsa hangi dayanakla?
- Saklama süresi ve silme yolu tanımlı mı? Ayrılan çalışanın verisi ne oluyor?
6Dışa aktarma
Veri sizin. Puantajı ve mesai dökümünü PDF veya CSV olarak alabiliyor musunuz? Muhasebeye gidecek olan, bir denetimde sunulacak olan bu çıktıdır. Dışa aktarma yoksa veya sadece en üst pakette varsa, bunu peşin bilin — sözleşme sonunda veriyi çıkaramamak gerçek bir sorundur.
İki şeyi ayrı ayrı test edin: aylık rapor çıktısı (yöneticinin göreceği özet) ve ham veri dökümü (her giriş-çıkış kaydı, tarih ve saatiyle). İkincisi olmadan bordro itirazını satır satır inceleyemezsiniz. Bir de çıktının kapsadığı dönemi kontrol edin: yalnızca son üç ayı verebilen bir sistem, beş yıllık zamanaşımı süresi karşısında yetersizdir.
Şebekesiz ortam
Deponuz bodrumda, şantiyenizde çekmiyorsa, çalışan giriş yapamadığında ne oluyor? Bazı uygulamalar kaydı cihazda tutup bağlantı gelince gönderir, bazıları hiç kaydetmez. Bu, demo ortamında hiç fark edilmeyen ama sahada ilk hafta patlayan bir konudur. Aday ürünü uçak moduna alıp deneyin.
7Fiyat modeli
İki model yaygın: kişi başı aylık ücret, ya da çalışan aralığına göre sabit paket. Küçük ekipte kişi başı model ucuz görünür ama ekip büyüdükçe hızlı artar. Kontrol edin: kullanıcı sayısı aşıldığında ne oluyor, yıllık ödemede indirim var mı, deneme süresi kart bilgisi istiyor mu, ücretsiz plan varsa neyi kısıtlıyor?
8Kırmızı bayraklar
- Fiyat sayfası yok, "iletişime geçin" var.
- Ekran görüntüleri gerçek uygulamadan değil, çizim.
- Deneme sürümü verilmiyor.
- Sitede doğrulanamayan istatistikler var ("%40 verimlilik artışı" gibi, kaynağı belirtilmemiş).
- Veri dışa aktarma özelliği hiçbir pakette geçmiyor.
- Aydınlatma metni ve gizlilik politikası yok, ya da başka bir siteden kopyalanmış (şirket adı tutmuyor).
- Yorum ve referanslar isimsiz, "M.Y. — İnşaat firması" gibi doğrulanamayan biçimde.
- Uygulama mağazasında son güncelleme tarihi bir yıldan eski.
Son madde özellikle önemli: personel takibi mevzuata bağlı bir alan ve mevzuat değişiyor. Bakımı bırakılmış bir uygulama, bugün doğru hesaplasa da yarın yanlış hesaplar.
9dijiPU nerede duruyor
Kendi ürünümüz olduğu için burada tarafsız değiliz; o yüzden yalnızca doğrulanabilir şeyleri yazıyoruz.
- Doğrulama: QR okutma ve giriş-çıkışta konum doğrulaması. Sürekli konum takibi yapılmaz; konuma yalnızca giriş ve çıkış anında bakılır.
- Vardiya: Tek vardiya, kişiye özel saatler ve 24 saati bölen üçlü vardiya desteklenir. Fazla mesai, çalışanın kendi vardiya saatlerine göre hesaplanır.
- Çok şirket: Her sorgu şirket kimliğiyle sınırlıdır; bir şirketin verisi diğerine görünmez.
- Ücretsiz plan: 3 çalışana kadar, süre sınırı olmadan, kart bilgisi istemeden. Kapsamı mesai takibi ve izin yönetimidir; PDF dışa aktarma, özlük dosyaları ve duyuru sistemi ücretsiz planda yoktur — bunlar ücretli planlarda.
- Yıllık izin hesabı: İzin, takvim günü değil çalışanın planlı mesai günü sayılarak düşülür; hafta tatili izinden düşmez.
Ölçütlerin geri kalanında karar sizin. Planları inceleyip ücretsiz planla başlayabilir, sekiz maddeyi kendi ekibinizle test edebilirsiniz. Mevzuat tarafı için fazla mesai yazısına ve puantaj rehberine bakın.